วันอังคารที่ 20 ธันวาคม พ.ศ. 2554

วิชา เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

1.             จงหาความหมายของการบริหารงานเอกสาร
ตอบ  การบริการงานเอกสาร  (Records management)  หมายถึง  การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอน คือ  การวางแผน  การกำหนดหน้าที่ และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร  การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา  การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle)  โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร (Created)  การจำแนกเอกสารและการนำไปใช้ (Classified and utilization)  การจัดเก็บเอกสาร (Stored)  การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อจำเป็น  (Retrieved when necessary)  ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ  ทำลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed)  จึงจำเป็นที่จะต้องหามาตรการที่เหมาะสมมาใช้กับขั้นตอนทั้ง  5  ขั้นตอน  วงจรเอกสาร  ในสหรัฐอเมริกาได้วิจัยต้นทุนการผลิตและการเก็บเอกสารพบว่ามีมูลค่าประมาณ 10-40 % ของต้นทุนในงานสำนักงาน  ถ้าสามารถบริการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วจะทำให้ต้นทุนด้านนี้ลดลงได้
2.             จงบอกประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร
ตอบ     1) สามารถทำงานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น  
2) ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์  
3) สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ  
4) ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ  
5) เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเลคทรอนิคส์ ในระบบคอมพิวเตอร์ 
6) ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง  
7) ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร      

3.             จงอธิบายขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร มาพอเข้าใจ
ตอบ    1) การเตรียม คัดแยก จัดเอกสาร      
   2) การสร้างโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสาร      
  3) การสแกนเอกสาร      
 4) การปรับแต่งเอกสารในเครื่องสแกน      
 5) การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร      
 6) การนำเอกสารเข้าระบบเข้าสู่เครื่องระบบซอฟท์แวร์      
 7) การจัดเอกสารต้นฉบับในสภาพเดิม     
4.             ขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร มีอะไรบ้าง
ตอบ   1) การเก็บในระหว่างปฏิบัติ  เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้
2)    เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว  ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก  เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา
5.             วิธีการทำลายเอกสารมีรูปแบบอย่างไรบ้าง
ตอบ     1) ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการทำลาย
2) ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจสอบกับบริษัทที่เข้ามาบริการทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร 
3) เริ่มกระบวนการทำลายเอกสาร เครื่องทำลายเอกสารความเร็วสูง
                                                                                                                                                                                      by.ณัฐวุฒิ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น